Dichiarazioni sostitutive e acquisizione d'ufficio dei dati
1. Normativa di riferimento
Dal 1° gennaio 2012 è in vigore la nuova disciplina di certificati e delle dichiarazioni sostitutive (DPR n. 445 del 28/12/2000 "Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa" e art. 5 della L. n. 183 del 12/11/2011).
La disciplina prevede, in sintesi, quanto segue:
- le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati;
- i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti nei rapporti con gli organi della pubblica amministrazione e i gestori di pubblici servizi; dalle autodichiarazioni e dalle autocertificazioni degli interessati (art. 46 e 47 del DPR n. 445 del 28/12/2000);
- sulle certificazioni da produrrre ai soggetti privati e sempre apposta, a pena di nullità, la dicitura: "il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi";
- le amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d'ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive e i dati e i documenti in possesso delle pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti; l'acquisizione delle informazioni è effettuata mediante richiesta da trasmettere all'Amministrazione certificante esclusivamente per via telematica (email o PEC) ome indicato all'art. 43, comma 3 del DPR n. 445 del 28/12/2000, modificato in tal senso dal D. L. n. 69/2013, art. 14, comma 1 ter. E' in ogni caso esclusa la trasmissione di documenti a mezzo fax (art. 47, comma 2, lettera c del D. lgs. n. 82/2005 "Codice dell'Amministrazione digitale");
- le pubbliche amministrazioni , in alternativa all'acquisizione d'ufficio delle informazioni, sono tenute ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato;
- la mancata risposta alle richieste di controllo di altre pubbliche amministrazioni entro 30 gg, costituisce violazione dei doveri d'ufficio e viene in ogni caso presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell'omissione;
- ciascuna amministrazione è tenuta ad individuare un ufficio responsabile per le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti e le misure organizzative per l'acquisizione d'ufficio dei dati e per l'effettuazione dei controlli, da pubblicare sul sito istituzionale.
2. Ufficio responsabile e misure organizzative
- Individuazione ufficio reponsabile (punto 1, lettera c direttiva n. 14 del 22/12/2011). E' individuato quale Ufficio Responsabile per tutte le attività, di cui alla direttiva n. 14 del 22/12/2011 del Dipartimento della Funzione Pubblica, l'intero ufficio di segreteria dell'Istituzione scolastica "L. Einaudi", coordinato dal Segretario capo Giorgio Brunod. (Recapito telefonico: 0165/32372 - Indirizzo PEC: is-leinaudi@pec.regione.vda.it - Indirizzo mail: is-leinaudi@regione.vda.it)
- Misure organizzative (punto 1, lettera d, direttiva n. 14 del 22/12/2011). Al suddetto Ufficio Responsabile competono tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi, da parte delle amministrazioni procedenti, oltre che della predisposizione delle certificazioni aggiornate alla L. n. 183 del 12/11/2011. L'Ufficio Responsabile è competente e provvede ad effettuare idonei controlli, anche a campione, delle dichiarazioni sostitutive prodotte dal personale e/o dagli utenti (a norma dell'art. 71 del DPR 445 del 28/12/2000). Qualora i dati dichiarati non siano direttamente reperibili ed accertabili dagli archivi e banche dati delle Amministrazioni certificanti, l'Ufficio Responsabile, ai sensi dell'art. 71 citato, potrà richiedere alle medesime amministrazioni certificati o conferme scritte di quanto dichiarato con la corrispondenza degli atti ufficiali, anche attraverso strumenti informatici o telematici. La richiesta di informazione o di controllo deve contenere gli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni e dei dati richiesti; la risposta sarà fornita entro 30 gg dalla ricezione dell'istanza.
- Convenzioni - quadro. Si precisa che non sono state stipulate convenzioni-quadro volte a disciplinare le modalità di accesso ai dati da parte delle amministrazioni procedenti all'acquisizione d'ufficio dei dati e allo svolgimento dei controlli sulle dichiarazioni sostitutive.